Você fecha o mês com 38 diárias vendidas, olha o extrato bancário e sente que entrou menos dinheiro do que deveria. Não dá para provar — mas a sensação incomoda. Esse é o sintoma clássico de quem nunca conciliou os repasses das OTAs.
Booking, Airbnb, Expedia e VRBO não te pagam o valor que o hóspede pagou. Entre a reserva e o seu banco existem comissões, impostos retidos, taxas de processamento, ajustes de cancelamento, reembolsos parciais e prazos de repasse diferentes para cada canal. Se ninguém confere, erros passam. E eles passam sempre para o mesmo lado.
Este guia mostra como montar uma rotina de conciliação de repasses que cabe em 40 minutos por mês, mesmo em uma operação pequena.
O que é conciliação de repasses (e por que ela some na correria)
Conciliar é comparar três coisas que deveriam bater e quase nunca batem de primeira:
- O que a reserva dizia — valor da diária, número de noites, taxas cobradas do hóspede.
- O que o canal informou — o extrato de pagamentos da OTA, com comissão e retenções descontadas.
- O que entrou na conta — o crédito real no extrato bancário, na data real.
Quando esses três números fecham, você tem certeza de que recebeu o combinado. Quando não fecham, existe um problema com nome e sobrenome: uma comissão cobrada em cima do valor errado, um cancelamento que virou repasse zerado sem aviso, uma reserva paga em duas parcelas onde só a primeira chegou.
O motivo de tanta gente pular essa etapa é simples: cada canal apresenta os dados de um jeito, em uma tela diferente, com nomenclatura própria. Airbnb chama de "pagamentos futuros" e "pagamentos concluídos". Booking cobra a comissão em fatura mensal separada, não descontada na hora. Expedia trabalha com modelos de pagamento distintos por contrato. Juntar tudo dá trabalho — e por isso a maioria confia que está certo.
Passo a passo: a rotina mensal de conciliação
Passo 1 — Feche o mês por data de check-out, não por data de reserva
A primeira decisão evita metade da confusão. Escolha um critério e nunca mude: contabilize a receita pela data de check-out da estadia.
Uma reserva feita em março para hospedar em julho é receita de julho. Se você mistura os critérios, o mês nunca fecha e você passa horas caçando diferenças que não existem.
Passo 2 — Baixe os extratos de cada canal
Todo canal tem um relatório de pagamentos exportável. Baixe em CSV ou planilha:
- Airbnb — histórico de transações, filtrado por período de pagamento;
- Booking.com — relatório de reservas + fatura de comissão do mês;
- Expedia / VRBO — extrato de pagamentos do parceiro.
Guarde tudo em uma pasta com o nome do mês. Parece burocracia; é o que salva você quando surgir uma divergência três meses depois.
Passo 3 — Monte a linha de conferência por reserva
Para cada reserva encerrada no mês, você precisa de sete colunas:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Código da reserva | HMX8321 |
| Canal | Booking |
| Check-out | 12/07 |
| Valor bruto (hóspede pagou) | R$ 1.400 |
| Comissão do canal | R$ 210 |
| Taxas e retenções | R$ 42 |
| Valor líquido esperado | R$ 1.148 |
O valor líquido esperado é o número que você vai procurar no extrato bancário. Sem ele, conciliar é adivinhação.
Passo 4 — Faça a conta da comissão você mesmo
Não aceite o valor da comissão que veio no relatório sem conferir. Recalcule:
Comissão esperada = valor bruto da estadia × percentual contratado
Se o seu contrato com o Booking é de 15% e a estadia foi de R$ 1.400, a comissão deveria ser R$ 210. Se apareceu R$ 231, alguém está cobrando 16,5% — pode ser um programa de visibilidade que você aceitou sem perceber, tipo Preferred Partner ou Genius, que somam pontos percentuais em cima da comissão base.
Atenção especial à base de cálculo. Em muitos casos a comissão incide sobre o total pago pelo hóspede, incluindo taxa de limpeza. Em outros, não. Saber qual é a regra do seu contrato muda o número final. Em uma operação com 40 reservas mensais de R$ 1.200, 1,5 ponto percentual a mais de comissão custa R$ 720 por mês — R$ 8.640 por ano.
Passo 5 — Bata contra o extrato bancário
Agora marque cada linha. Três resultados possíveis:
- Bateu — marque como conciliado e siga em frente.
- Não chegou ainda — normal. Booking repassa conforme o ciclo de faturamento; Airbnb costuma liberar após o check-in. Anote como "a receber" e cobre no mês seguinte.
- Chegou diferente — investigue agora, não depois. Reembolso parcial, alteração de datas, no-show cobrado pela metade e ajuste de comissão são as causas mais comuns.
Passo 6 — Registre as pendências em uma lista viva
Toda divergência vira uma linha em uma lista com quatro informações: código da reserva, valor em disputa, data em que você abriu o chamado, status. Sem essa lista, você abre o ticket, esquece, e o dinheiro simplesmente não volta.
Erros comuns que custam dinheiro
Somar o depósito bruto e chamar de faturamento. O valor que cai na conta já veio líquido de comissão em alguns canais e bruto em outros. Misturar os dois infla ou desinfla seu resultado sem que você perceba.
Ignorar o descasamento de caixa. Uma reserva de dezembro paga em janeiro é receita de dezembro, mas caixa de janeiro. Quem confunde as duas coisas acha que teve um mês ruim quando só teve um repasse atrasado.
Não conferir cancelamentos. Quando um hóspede cancela dentro da política de multa, você tem direito a uma parte do valor. Esse repasse parcial é o que mais some silenciosamente, porque ninguém está esperando por ele.
Deixar acumular três meses. Extratos de OTA costumam ter janela de contestação. Conciliar em janeiro o que aconteceu em setembro é frequentemente conciliar um prejuízo já consolidado.
Não separar taxa de limpeza da diária. Se a taxa de limpeza entra no bolo, você não consegue saber se ela está cobrindo o custo real da faxina — e provavelmente não está.
Como isso fica mais simples com a HospDay
A rotina acima é totalmente viável na planilha. O problema é que ela depende de você abrir quatro extratos diferentes, digitar reserva por reserva e lembrar de fazer isso todo mês.
A HospDay reúne reservas, limpeza, financeiro e equipe em um painel só. As reservas dos canais chegam sincronizadas via iCal (Airbnb, Booking, Expedia e VRBO), então a base de comparação já existe sem digitação manual: você não precisa reconstruir a lista de estadias do mês, ela está no mapa de reservas.
No módulo financeiro, receita, despesas, comissões e lucro líquido são calculados automaticamente — que é exatamente a parte da conciliação onde mais gente erra na conta. Em vez de descobrir no fim do ano que a comissão real ficou acima da contratada, você vê o resultado do mês fechado, com o efeito das comissões já embutido.
Na prática, a diferença é essa: na planilha você gasta o tempo montando o número; no sistema você gasta o tempo conferindo o número. É o mesmo trabalho intelectual, sem o trabalho braçal.
Se você quer testar, a HospDay tem 14 dias grátis, sem cartão de crédito: comece o teste em hospday.com.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo conciliar os repasses?
Uma vez por mês é o mínimo aceitável, feito nos primeiros dez dias do mês seguinte. Operações com mais de 50 reservas mensais ganham em fazer quinzenalmente, porque o volume de linhas em aberto cresce rápido e o esforço de rastrear uma divergência antiga é muito maior do que o de rastrear uma recente.
O que fazer quando encontro uma diferença a menor?
Abra o chamado direto no painel do canal, sempre por escrito e com o código da reserva, o valor esperado e o valor recebido. Guarde o número do protocolo. A maior parte das divergências tem explicação legítima — ajuste de datas, reembolso, mudança de política — mas você só descobre qual é perguntando. E o histórico documentado é o que faz a diferença quando a resposta demora.
Vale a pena conciliar se eu tenho só dois ou três quartos?
Vale, e o esforço é pequeno: com poucas unidades a conferência mensal leva menos de vinte minutos. Em uma operação pequena, R$ 300 de repasse perdido pesa proporcionalmente mais no resultado do que R$ 3.000 em um hotel de trinta quartos.
Próximo passo
Escolha o último mês fechado e concilie só ele. Baixe os extratos, monte a tabela de sete colunas, recalcule as comissões e marque o que bateu. Se você encontrar pelo menos uma divergência — e a maioria encontra na primeira tentativa —, você acabou de descobrir quanto essa rotina vale por ano na sua operação.